Rechnungen

Rechnungsentwürfe aus Aufträgen und Vertragspauschalen bearbeiten, festschreiben, als PDF und XRechnung ausgeben, korrigieren, stornieren oder an Lexware Office und sevDesk übergeben.

Stand: 15.10.2026

Aus abgeschlossenen Aufträgen und den wiederkehrenden Pauschalen eines Vertrags erstellt Revisio Rechnungsentwürfe. Einen Entwurf schreiben Sie entweder in Revisio mit eigener Rechnungsnummer fest oder übergeben ihn an Lexware Office oder sevDesk. Sie brauchen das Recht Artikelstamm pflegen und Leistungen abrechnen; die Funktion Abrechnung und Buchhaltung muss eingeschaltet sein.

Zwei Wege zur Rechnung#

Ohne verbundenes Rechnungsprogramm steht nur Festschreiben zur Verfügung. Mit Verbindung können Sie jeden Entwurf wahlweise übertragen oder mit Ohne Rechnungsprogramm festschreiben in Revisio abschließen.

Rechnungsentwürfe erstellen#

Aus Aufträgen#

1. Öffnen Sie Berichte → Abrechnung, Reiter Offen.
2. Wählen Sie die Aufträge mit den Haken aus.
3. Klicken Sie auf Rechnungsentwurf und bestätigen Sie mit Entwürfe erstellen.

Je Kunde entsteht ein Entwurf. Jeder Auftrag bekommt darin eine Zwischenüberschrift „Auftrag … vom …“ mit Bezeichnung und Objekt, darunter stehen seine Zeiten, sein Material und die Positionen aus dem Vertrag. Leistungszeitraum ist der Zeitraum vom ersten bis zum letzten Abschlussdatum.

• Aufträge, bei denen noch eine Zeiterfassung läuft oder die schon in einem Entwurf stehen, werden nicht übernommen. In der Abrechnung steht bei ihnen „Zeiterfassung läuft“ bzw. im Rechnungsentwurf.
• Zeiten und Material der übernommenen Aufträge sind gesperrt, bis der Entwurf übertragen, festgeschrieben oder verworfen ist.

Aus wiederkehrenden Vertragspauschalen#

Pauschalen wie eine Bereitschaftspauschale rechnen Sie auf der Vertragsseite ab, siehe Leistungen und Preise. Klicken Sie im Abschnitt Wiederkehrende Pauschalen auf Zeitraum abrechnen, prüfen Sie Von und Bis und klicken Sie auf Entwurf anlegen. Der Entwurf enthält eine Position je Pauschale; die Menge ist die Zahl der Monate, Quartale oder Jahre im Zeitraum. Der Zeitraum muss mindestens einen vollen Monat umfassen.

Die Liste der Rechnungsentwürfe#

Öffnen Sie Berichte → Rechnungsentwürfe. Die Reiter teilen die Belege auf:

Jede Zeile zeigt Kunde, Belegnummer, Datum, Netto, Brutto und den Stand. Bei Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen steht unter der Nummer die Belegart mit Bezug auf die Rechnung. Rechts oben steht, mit welchem Rechnungsprogramm Revisio verbunden ist.

Wählen Sie Entwürfe aus, um sie gesammelt zu bearbeiten:

• CSV und XLSX laden die Positionen der ausgewählten Belege herunter, eine Zeile je Position mit Rechnungsnummer, Kunde, USt-IdNr., Leitweg-ID, Leistungszeitraum, Zahlungsziel, Auftrag, Artikel, Menge, Preisen, Steuersatz und Belegart. Bei Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen stehen Menge und Gesamt negativ.
• An … übertragen übergibt die ausgewählten Rechnungsentwürfe im Hintergrund an das Rechnungsprogramm. Entwürfe mit offenen Hinweisen überspringt Revisio und nennt ihre Zahl.

Entwurf bearbeiten#

Ein Klick auf den Kunden öffnet den Entwurf.

Mit Position und Zwischenüberschrift fügen Sie Zeilen hinzu, mit den Pfeilen ändern Sie die Reihenfolge, mit dem Papierkorb entfernen Sie eine Zeile. Positionen ohne Preis sind gelb markiert. Klicken Sie nach Änderungen auf Entwurf speichern.

Einleitung, Schlusstext und Zahlungsziel kommen aus den Vorgaben für Rechnungen. Beim Zahlungsziel gilt zuerst der Wert am Vertrag, dann der am Kunden, dann die Vorgabe.

Vor der Übergabe klären#

Der Kasten Vor der Übergabe klären listet, was das Festschreiben oder Übertragen verhindert. Solange dort etwas steht, sind die Schaltflächen gesperrt.

Die Rechnungsdaten des Kunden pflegen Sie im Abschnitt Rechnungsdaten des Kundenformulars.

Entwurf verwerfen#

Verwerfen löscht den Entwurf nicht, sondern legt ihn im Reiter Verworfen ab. Die Aufträge erscheinen wieder in der Abrechnung. Bei einem Entwurf aus Vertragspauschalen gilt der Zeitraum am Vertrag wieder als offen. Übertragene und festgeschriebene Belege lassen sich nicht verwerfen.

Festschreiben#

1. Öffnen Sie den Entwurf und klären Sie alle Hinweise.
2. Klicken Sie auf Festschreiben (mit verbundenem Rechnungsprogramm: Ohne Rechnungsprogramm festschreiben).
3. Bestätigen Sie mit Festschreiben.

Die Rechnung bekommt eine Nummer aus dem Nummernkreis „Rechnungen ohne Rechnungsprogramm“ und steht danach auf Festgeschrieben. Die Aufträge gelten als abgerechnet. Revisio legt das PDF ab, die XRechnung ebenfalls, sobald ihre Pflichtangaben vollständig sind. Spätere Änderungen an Briefkopf, Bankverbindung oder Kundendaten ändern abgelegte Dateien nicht. Muster und nächste Nummer stellen Sie unter Nummernkreise ein.

PDF und XRechnung#

PDF steht auf jeder Belegseite. Ein Entwurf ohne Nummer trägt im PDF den Hinweis „Entwurf“. Bei festgeschriebenen Belegen liefert PDF die beim Festschreiben abgelegte Datei. Das PDF nutzt den Briefkopf des Vertrags bzw. den Standard-Briefkopf.

XRechnung erscheint, sobald der Beleg eine Nummer hat. Die Datei ist eine XRechnung in der UBL-Syntax. Fehlen Pflichtangaben, ist die Schaltfläche gesperrt und der Kasten Übergabe nennt unter „Für die XRechnung fehlt noch“, was zu ergänzen ist:

Den Versand übernehmen Sie selbst, zum Beispiel per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail des Kunden oder über das Portal des öffentlichen Auftraggebers. Jeder Abruf von PDF, XRechnung, CSV oder XLSX steht im Protokoll.

Korrektur und Storno#

Eine in Revisio festgeschriebene Rechnung bleibt unverändert. Korrigiert wird mit einem eigenen Beleg, der eine Nummer aus dem Nummernkreis „Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen“ bekommt. Der Kasten Korrekturen auf der Rechnungsseite zeigt die Belege, den gutgeschriebenen Betrag und den offenen Rest.

Rechnungskorrektur#

Für eine teilweise Gutschrift, etwa eine doppelt berechnete Anfahrt:

1. Öffnen Sie die festgeschriebene Rechnung und klicken Sie auf Rechnungskorrektur.
2. Revisio legt einen Entwurf mit allen Positionen der Rechnung an. Tragen Sie den Grund der Korrektur ein; er steht auf dem Beleg und in der XRechnung.
3. Kürzen Sie die Positionen auf das, was gutgeschrieben wird: nicht betroffene Positionen entfernen, Mengen oder Preise anpassen. Die Beträge stehen positiv; der Beleg mindert die Rechnung.
4. Klicken Sie auf Entwurf speichern und dann auf Festschreiben.

Der Betrag darf den noch nicht gutgeschriebenen Rest der Rechnung nicht übersteigen. Die Aufträge bleiben abgerechnet. Die Rechnung zeigt danach Teilweise gutgeschrieben oder Vollständig gutgeschrieben. Je Rechnung gibt es höchstens einen offenen Entwurf einer Rechnungskorrektur; ein zweiter Klick öffnet den vorhandenen.

Storno#

Für eine vollständige Rücknahme, etwa bei einer Rechnung an den falschen Empfänger:

1. Öffnen Sie die festgeschriebene Rechnung und klicken Sie auf Stornieren.
2. Geben Sie den Grund ein (mindestens 5 Zeichen). Er steht auf der Stornorechnung und im Protokoll.
3. Klicken Sie auf Stornorechnung erstellen.

Die Stornorechnung wird sofort festgeschrieben. Sie enthält dieselben Positionen mit negativer Menge und verweist auf die Rechnung. Die Aufträge werden wieder abrechenbar; bei einer Rechnung aus Vertragspauschalen gilt der Zeitraum am Vertrag wieder als offen.

Ein Storno ist nicht möglich, wenn es zur Rechnung schon eine festgeschriebene Rechnungskorrektur oder einen offenen Korrekturentwurf gibt. Schreiben Sie den Restbetrag dann ebenfalls per Rechnungskorrektur gut. Ist eine Aktion gesperrt, nennt der Kasten Korrekturen den Grund.

An Lexware Office oder sevDesk übergeben#

Revisio überträgt Rechnungsentwürfe über die Schnittstelle des Rechnungsprogramms. Dazu braucht Ihre Firma einen eigenen Zugang bei Lexware Office oder sevDesk.

Rechnungsprogramm verbinden#

1. Öffnen Sie Berichte → Rechnungsentwürfe und klicken Sie oben rechts auf Rechnungsprogramm.
2. Tragen Sie bei Lexware Office (lexoffice) den API-Schlüssel oder bei sevDesk den API-Token ein. Wo Sie ihn erzeugen, steht unter dem Feld.
3. Setzen Sie bei Bedarf den Haken Rechnungen sofort festschreiben.
4. Klicken Sie auf Verbinden.

Revisio prüft den Schlüssel sofort und zeigt danach Konto, maskierten Schlüssel, Prüfzeitpunkt und die Zahl der zugeordneten Kunden. Bei sevDesk wählen Sie nach dem Verbinden über Ändern die Ansprechperson auf Rechnungen. Der Schlüssel liegt verschlüsselt in Revisio.

Aktiv ist immer nur ein Rechnungsprogramm. Verbinden Sie das zweite, wird das erste inaktiv. Ändern und Entfernen verlangen eine erneute Eingabe Ihres Passworts. Nach dem Entfernen bleiben übertragene Rechnungen im Rechnungsprogramm und in Revisio erhalten.

Rechnung übertragen#

1. Öffnen Sie den Entwurf und klären Sie alle Hinweise.
2. Klicken Sie auf An Lexware Office übertragen bzw. An sevDesk übertragen und bestätigen Sie.

Revisio legt den Kunden im Rechnungsprogramm als Kontakt an oder aktualisiert ihn und erstellt die Rechnung mit Positionen, Steuersätzen, Leistungszeitraum, Zahlungsziel, Einleitung und Schlusstext. Für Kunden mit E-Rechnung übergibt Revisio Leitweg-ID und Lieferantennummer; die E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) erzeugt das Rechnungsprogramm.

Danach steht der Beleg auf Übertragen und die Aufträge gelten als abgerechnet. Auf der Belegseite stehen:

• Öffnen in … öffnet die Rechnung im Rechnungsprogramm.
• Stand abrufen holt Rechnungsnummer und Status aus dem Rechnungsprogramm, etwa nachdem Sie die Rechnung dort festgeschrieben haben.

Übertragung fehlgeschlagen#

Lehnt das Rechnungsprogramm die Rechnung ab, steht der Beleg auf Fehler bei der Übertragung und oben auf der Seite steht die Meldung des Rechnungsprogramms. Beheben Sie die Ursache, speichern Sie den Entwurf und übertragen Sie ihn erneut. Eine bereits angelegte Rechnung legt Revisio dabei nicht doppelt an.

Vorgaben für Rechnungen#

Unten auf der Seite Rechnungsprogramm stehen die Vorgaben für neue Entwürfe und für PDF und XRechnung ohne Rechnungsprogramm. Klicken Sie nach Änderungen auf Speichern.

Geänderte Vorgaben gelten für neue Entwürfe. Bestehende Entwürfe behalten ihre Texte und ihr Zahlungsziel.

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