Briefköpfe und Berichtsdesign
Firmendaten, Logo, Haupt- und Akzentfarbe, Fußzeile und Absender für E-Mails festlegen – mit Vorschau des Berichtskopfs und mehreren Firmen.
Stand:
Der Briefkopf bestimmt, wie Ihre Prüfberichte, Angebote und E-Mails aussehen: Firmierung, Adresse, Logo, Farben, Fußzeile und Absender. Haben Sie mehrere Firmen oder Niederlassungen, legen Sie mehrere Briefköpfe an. Die Seite Verwaltung → Briefköpfe erfordert das Recht Einstellungen verwalten.
Die Liste der Briefköpfe#
Jede Karte zeigt Bezeichnung, Adresse, Kontakt und die beiden Farben. Genau ein Briefkopf ist der Standard. Weitere Briefköpfe lassen sich mit Entfernen löschen; der Standard nicht.
Briefkopf bearbeiten#
- Klicken Sie beim Briefkopf auf Bearbeiten (oder auf Briefkopf anlegen für einen neuen).
- Füllen Sie die Abschnitte Firma, Berichte und E-Mail-Versand aus.
- Prüfen Sie rechts die Vorschau Berichtskopf.
- Klicken Sie auf Speichern.
Firma#
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | interner Name, z. B. „Niederlassung Nord“ |
| Firmierung | vollständiger Firmenname auf Berichten, falls abweichend |
| Straße und Hausnummer, PLZ, Ort | Anschrift im Berichtskopf |
| Telefon, E-Mail-Adresse, Website | Kontaktdaten im Bericht und in E-Mails |
Berichte#
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Logo | PNG, JPG oder WebP, höchstens 2 MB; ideal ist ein Querformat mit transparentem Hintergrund. Logo entfernen löscht es |
| Hauptfarbe | Titel, Abschnitte, Tabellenköpfe und die obere Linie im Kopf |
| Akzentfarbe | zweite Linie im Kopf und Markierung vor jedem Abschnitt |
| Fußzeile | erscheint auf jeder Berichtsseite, z. B. Bankverbindung oder Geschäftsführung |
| Registerangaben, USt-IdNr. | Pflichtangaben für Angebote und Berichte |
Die kleine Vorschau unter den Farben zeigt Linien und Abschnittsmarke. Standardfarben verwenden setzt die Farben zurück.
Tipp
Die Vorschau Berichtskopf rechts zeigt Logo, Farben und Fußzeile sofort, noch bevor Sie speichern. Prüfen Sie dort, ob das Logo gut lesbar ist und die Farben zueinander passen.
E-Mail-Versand#
Welche Felder der Abschnitt zeigt, hängt davon ab, wie Sie Revisio nutzen.
Eigene Installation:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Absendername | Name im Postfach des Empfängers; leer = Bezeichnung des Briefkopfs |
| Absenderadresse | Adresse, von der Berichte, Angebote und Terminnachrichten kommen; leer = Systemadresse |
| Antwortadresse | Antworten der Kunden gehen an diese Adresse |
Achtung
Die Absenderadresse muss beim Mailserver als Absender erlaubt sein (SPF/DKIM der Domain). Sonst landen Ihre Berichte beim Kunden im Spam. Testen Sie den Versand mit der Test-E-Mail unter E-Mail-Versand.
Online-Dienst: Hier steht nur der Absendername. E-Mails gehen über eine geprüfte Absenderadresse von Revisio hinaus; SPF und DKIM sind dafür eingerichtet. Die Antwortadresse legen Sie unter E-Mail-Versand fest und bestätigen sie dort.
Absendername, Antwortadresse und Fußzeile unter Verwaltung → E-Mail-Versand haben in beiden Fällen Vorrang vor den Angaben im Briefkopf.
Standard-Briefkopf#
Mit dem Haken Standard-Briefkopf machen Sie einen anderen Briefkopf zum Standard. Der bisherige verliert die Kennzeichnung.
Welcher Briefkopf gilt?#
Revisio wählt den Briefkopf in dieser Reihenfolge:
- der Briefkopf des Auftrags – bei Aufträgen, die der Wartungsplan automatisch aus einem Vertrag anlegt, der Briefkopf des Vertrags,
- sonst der Standard-Briefkopf.
An der Anlage wird kein Briefkopf gewählt. Dokumente zur Anlage – Betriebsbuch, Tauschliste, Akkuberechnung, Meldergruppenverzeichnis, Mängelbeseitigungsnachweis und QR-Etiketten – sowie das Kundenportal tragen den Standard-Briefkopf. Angebote und Wartungsverträge haben ein eigenes Feld Briefkopf. E-Mail-Vorlagen lassen sich ebenfalls je Briefkopf unterscheiden, siehe E-Mail-Vorlagen.
Häufige Fragen#
Ich habe das Logo geändert, aber ein alter Bericht zeigt noch das alte. Berichte entstehen aus einem eingefrorenen Stand. Bereits erzeugte Berichte ändern sich nicht; für eine neue Fassung erstellen Sie eine Korrektur, siehe Prüfberichte.
Die Einrichtung meldet „Absender für E-Mails“ als offen. Im Online-Dienst fehlt eine bestätigte Antwortadresse;
tragen Sie sie unter E-Mail-Versand ein und bestätigen Sie sie. Bei eigener
Installation tragen Sie im Briefkopf eine Absenderadresse ein. Ohne sie gilt die Adresse des Servers, und eine
Platzhalteradresse wie …@example.com zählt nicht.