E-Mail-Versand
Absendername, bestätigte Antwortadresse und Fußzeile für Kunden-E-Mails festlegen, den Versand testen, Rückmeldungen prüfen und gesperrte Adressen freigeben.
Stand:
Unter Verwaltung → E-Mail-Versand legen Sie fest, wie Prüfberichte, Angebote und Terminnachrichten bei Ihren Kunden ankommen: Absendername, Antwortadresse und Fußzeile. Außerdem sehen Sie, welche E-Mails abgewiesen oder als Spam gemeldet wurden, und geben gesperrte Adressen wieder frei. Die Seite erfordert das Recht Einstellungen verwalten.
Online-Dienst oder eigene Installation#
Der Text oben im Abschnitt Absender und Antwortadresse zeigt, welcher Versandweg für Ihre Firma gilt.
| Online-Dienst | Eigene Installation | |
|---|---|---|
| Absenderadresse | eine geprüfte Adresse von Revisio, in Ihrem Namen | die Absenderadresse aus dem Briefkopf, sonst die Systemadresse des Servers |
| SPF, DKIM, DMARC | eingerichtet, Sie tragen bei Ihrem Provider nichts ein | der Mailserver muss für die Domain der Absenderadresse senden dürfen |
| Antworten der Kunden | nur an die bestätigte Antwortadresse dieser Seite | an die bestätigte Antwortadresse dieser Seite, sonst an Antwortadresse oder E-Mail-Adresse des Briefkopfs |
Absendername und Fußzeile dieser Seite gelten in beiden Fällen.
Absender und Antwortadresse#
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Absendername | steht vor der Adresse im Posteingang des Kunden. Ohne Angabe gilt der Absendername bzw. die Bezeichnung des Briefkopfs. Keine E-Mail-Adresse und keine Zeichen < > @ " |
| Antwortadresse | an diese Adresse gehen Antworten Ihrer Kunden, z. B. [email protected] |
| Fußzeile der E-Mails | steht unter jeder Kunden-E-Mail, etwa Anschrift, Telefon und Handelsregister; höchstens 1000 Zeichen. Ohne Angabe gilt die Fußzeile des Briefkopfs |
Klicken Sie auf Speichern.
Rechts zeigt So sieht Ihr Kunde die E-Mail je Briefkopf, was beim Kunden unter Von, Antworten an und Fußzeile erscheint. Steht bei Antworten an „keine Adresse“, kommen Antworten nicht bei Ihnen an.
Antwortadresse bestätigen#
Eine neue Antwortadresse gilt erst, wenn sie bestätigt ist:
- Tragen Sie die Adresse ein und klicken Sie auf Speichern.
- Revisio schickt eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an diese Adresse.
- Die Person mit Zugriff auf das Postfach öffnet den Link und klickt auf Adresse bestätigen.
Bis dahin steht unter dem Feld Wartet auf Bestätigung, und eine bisher bestätigte Adresse bleibt aktiv. Ist die Adresse bestätigt, steht dort Bestätigt mit Datum.
- Der Link gilt drei Tage und nur einmal. Eine neuere Anfrage ersetzt ihn.
- Bestätigung erneut senden schickt den Link noch einmal. Ist er abgelaufen, speichern Sie die Adresse erneut.
- Höchstens fünf Bestätigungen pro Stunde sind möglich.
- Ein leeres Feld entfernt die Antwortadresse.
Hinweis
Im Online-Dienst gibt es ohne bestätigte Antwortadresse kein Ziel für Antworten. Die Ersteinrichtung zeigt den Schritt Absender für E-Mails so lange als offen.
Test-E-Mail#
Test-E-Mail an mich schickt sofort eine E-Mail an Ihre eigene Adresse, auf demselben Weg und mit demselben Absender wie Berichte (Standard-Briefkopf). Die E-Mail nennt Absender, Antwortadresse und Versandweg. Darunter steht das Ergebnis: Test-E-Mail gesendet oder Test-E-Mail fehlgeschlagen mit der Meldung des Mailservers. Höchstens fünf Test-E-Mails in zehn Minuten sind möglich.
Prüfen Sie Posteingang und Spam-Ordner. Die Test-E-Mail zählt auch für den Schritt E-Mail-Versand testen der Ersteinrichtung.
Rückmeldungen der letzten 30 Tage#
Die Kacheln oben zählen Versendet (30 Tage), Unzustellbar und Als Spam gemeldet für die letzten 30 Tage sowie die Adressen unter Gesperrte Adressen insgesamt.
Die Liste Rückmeldungen der letzten 30 Tage zeigt jede E-Mail, die abgewiesen oder als Spam gemeldet wurde: Empfänger, Art, Status mit Meldung, Bezug mit Link (etwa zum Bericht oder Angebot) und Versandzeitpunkt.
Solche Rückmeldungen schickt der Versanddienst automatisch an Revisio. Im Online-Dienst ist das eingerichtet; bei eigener Installation richtet der Betreiber den Versanddienst dafür ein. Ist ein Bericht oder Angebot unzustellbar, bekommt das Büro eine Benachrichtigung. Alle E-Mails mit ihrem Status finden Sie unter Protokolle im Reiter E-Mails.
Gesperrte Adressen#
An gesperrte Adressen gehen keine Kunden-E-Mails mehr. Eine Adresse kommt auf die Liste, wenn
| Grund | Auslöser |
|---|---|
| Unzustellbar | der Versanddienst meldet die Adresse als dauerhaft unzustellbar |
| Als Spam gemeldet | der Empfänger hat eine E-Mail als Spam markiert |
| Vom Mailserver abgelehnt | der Mailserver hat den Empfänger beim Versand dauerhaft abgewiesen |
Die Tabelle zeigt Adresse, Grund mit Meldung, Gesperrt seit und die Zahl der Rückmeldungen mit dem letzten Datum. Die Suche findet eine Adresse nur, wenn Sie sie vollständig eingeben.
An eine gesperrte Adresse sendet Revisio nicht. Die Zustellung nennt die Sperre und den Weg zur Freigabe; Bericht oder Angebot lassen sich an eine andere Adresse senden.
Sperre aufheben#
- Klicken Sie bei der Adresse auf Freigeben.
- Bestätigen Sie die Rückfrage Adresse freigeben? mit Freigeben.
Danach gehen Berichte, Angebote und Terminnachrichten wieder an diese Adresse. Die Freigabe steht im Änderungsprotokoll.
Achtung
Geben Sie eine Adresse nur frei, wenn sie nachweislich wieder funktioniert oder der Empfänger zugestimmt hat. Meldet der Versanddienst sie erneut, wird sie wieder gesperrt. Wiederholte Fehlzustellungen und Spam-Meldungen schaden dem Ruf des Absenders.
Häufige Fragen#
Der Kunde antwortet, aber nichts kommt an. Prüfen Sie rechts unter Antworten an. Steht dort „keine Adresse“ oder Wartet auf Bestätigung, ist noch keine Antwortadresse bestätigt.
Die Bestätigungs-E-Mail kommt nicht an. Prüfen Sie den Spam-Ordner des Postfachs und wählen Sie Bestätigung erneut senden.
Ein Kunde hat einen Bericht nicht erhalten. Suchen Sie die Adresse unter Gesperrte Adressen. Ist sie nicht gesperrt, prüfen Sie den Versand unter Protokolle.