E-Mail-Vorlagen
Texte für Berichtsversand, Auftragszuweisung, Terminankündigung, Terminabsage und Angebote mit Platzhaltern anpassen – auch je Briefkopf und Auftragstyp.
Stand:
Revisio verschickt Berichte, Terminnachrichten und Angebote per E-Mail. Den Text dieser E-Mails legen Sie unter
Verwaltung → E-Mail-Vorlagen fest. Platzhalter wie {{site.name}} füllt Revisio beim Versand mit den Daten des
Auftrags. Für die Seite brauchen Sie das Recht Vorlagen verwalten (Administration und Disposition).
Die Liste der Vorlagen#
Die Vorlagen sind nach Verwendung gruppiert:
| Verwendung | wann |
|---|---|
| Berichtsversand an Empfänger | ein Prüfbericht geht an die Berichtsempfänger |
| Auftragszuweisung an Techniker | ein Techniker wird einem Auftrag mit Termin zugewiesen |
| Terminankündigung und Terminänderung an Kunden | ein Termin wird angekündigt oder verschoben |
| Terminabsage an Kunden | ein angekündigter Termin entfällt |
| Angebotsversand an Kunden | ein Angebot wird versendet |
Jede Zeile zeigt Gilt für, den Betreff, den Status und wann die Vorlage zuletzt geändert wurde.
Vorlage bearbeiten#
- Klicken Sie in der Zeile auf Bearbeiten – oder auf Vorlage hinzufügen, um eine zusätzliche Vorlage für einen Briefkopf oder Auftragstyp anzulegen.
- Passen Sie Betreff und Text an.
- Ein Klick auf einen Platzhalter rechts fügt ihn an der Schreibmarke ein.
- Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Speichern.
Jede Verwendung hat eigene Platzhalter. Die Vorlage für den Berichtsversand bietet zum Beispiel Bericht, Anlage und Techniker an:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Verwendung | wofür die Vorlage gilt; beim Bearbeiten nicht änderbar |
| Bezeichnung | interner Name |
| Firma (Briefkopf) | leer = gilt für alle Firmen |
| Auftragstyp | leer = gilt für alle Auftragstypen |
| Betreff, Text | Inhalt der E-Mail mit Platzhaltern |
| Vorlage aktiv | nur aktive Vorlagen werden verwendet |
Die Vorschau füllt die Platzhalter mit echten Daten, etwa dem nächsten geplanten Auftrag oder dem letzten Bericht. Unbekannte Platzhalter lehnt das Formular ab.
Platzhalter (Auswahl)#
| Verwendung | Platzhalter |
|---|---|
| Berichtsversand | {{report.number}}, {{report.verify_url}}, {{report.verification_code}}, {{asset.number}}, {{site.name}}, {{order.date}}, {{order.result}}, {{technician.name}}, {{company.phone}} |
| Auftragszuweisung | {{order.number}}, {{order.type}}, {{order.date}}, {{technician.name}}, {{customer.name}}, {{site.name}}, {{site.address}}, {{asset.name}}, {{asset.number}} |
| Terminankündigung, -änderung, -absage | {{appointment.label}}, {{appointment.intro}}, {{appointment.date}}, {{appointment.time}}, {{appointment.previous}}, {{order.number}}, {{order.type}}, {{asset.list}}, {{access.areas}}, {{technician.first_name}}, {{site.address}} |
| Angebotsversand | {{quote.salutation}}, {{quote.number}}, {{quote.title}}, {{quote.valid_until}}, {{quote.total}}, {{customer.name}}, {{site.name}} |
Die vollständige Liste steht im Formular rechts unter Platzhalter. {{company.privacy_url}} ist die Adresse Ihres
Datenschutzhinweises, siehe Datenschutz.
Echtheitsprüfung in der Berichts-E-Mail#
{{report.verify_url}} ist die Adresse der öffentlichen Prüfseite des Berichts, {{report.verification_code}} sein
Prüfcode. Ein Satz damit macht Empfänger auf die Prüfung aufmerksam, zum Beispiel:
Ob der Bericht echt und unverändert ist, können Sie über den QR-Code am Ende des Berichts
oder unter {{report.verify_url}} prüfen.
Neue Firmen erhalten diesen Satz bereits in der Vorlage Bericht an Empfänger. Bestehende Vorlagen ändert Revisio nicht, ergänzen Sie den Satz dort selbst. Mehr dazu unter Echtheit eines Berichts prüfen.
Tipp
In Terminnachrichten entfallen Zeilen, deren Platzhalter alle leer sind – etwa „Techniker vor Ort:“, solange niemand zugewiesen ist. Sie müssen dafür keine eigene Vorlage anlegen.
Welche Vorlage gilt?#
Gibt es für eine Verwendung mehrere aktive Vorlagen, gewinnt die spezifischste:
- Vorlage für den Briefkopf des Auftrags,
- sonst Vorlage für den Auftragstyp,
- sonst die allgemeine Vorlage („Alle Firmen und Auftragstypen“).
Angebotsvorlagen werden nur je Briefkopf unterschieden – lassen Sie dort Auftragstyp leer, sonst wird die Vorlage nicht verwendet. Zusätzliche Vorlagen lassen sich mit Löschen entfernen; die allgemeine Vorlage bleibt.
Hinweis
Fehlt eine Vorlage ganz, verwendet Revisio einen eingebauten Text. Ist ein Datenschutzhinweis hinterlegt, steht unter E-Mails mit Berichten, Terminnachrichten und Angeboten automatisch „Informationen zum Datenschutz: …“.
Häufige Fragen#
Hängt der Bericht als PDF an? Ja. Nur bei Berichten über 10 MB enthält {{report.link}} stattdessen einen
Download-Link, der 7 Tage gilt.
Eine Niederlassung soll eigene Texte verwenden. Legen Sie mit Vorlage hinzufügen eine Vorlage an und wählen Sie unter Firma (Briefkopf) den Briefkopf der Niederlassung, siehe Briefköpfe.