Benutzer einladen und verwalten
Mitarbeiter einladen, Rollen zuweisen, Einladungen erneut senden, Passwort-Links verschicken und ausgeschiedene Mitarbeiter deaktivieren.
Stand:
Unter Verwaltung → Benutzer legen Sie die Zugänge Ihrer Mitarbeiter an. Jeder Benutzer bekommt eine Einladung per E-Mail und legt sein Passwort selbst fest. Welche Seiten und Funktionen er nutzen darf, bestimmen seine Rollen. Für diese Seite brauchen Sie das Recht Benutzer und Rollen verwalten.
Zugänge für Ihre Kunden zum Kundenportal vergeben Sie nicht hier, sondern beim Kunden, siehe Zugang zum Kundenportal einrichten.
Die Benutzerliste#
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Name und E-Mail-Adresse; „eigenes Konto“ kennzeichnet Sie selbst |
| Rollen | zugewiesene Rollen |
| Status | Aktiv, Eingeladen (Passwort noch nicht festgelegt) oder Deaktiviert |
| 2FA | Aktiv, wenn der Benutzer die Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet hat |
| Kalender-Abo | Aktiv, wenn ein Kalender-Abo eingerichtet ist; der Mauszeiger zeigt den letzten Abruf |
| Letzte Anmeldung | Zeitpunkt der letzten Anmeldung oder „noch nie“ |
Über das Suchfeld finden Sie Benutzer nach Name oder E-Mail-Adresse, über Alle Status filtern Sie nach Status.
Benutzer einladen#
- Klicken Sie auf Benutzer einladen.
- Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein, bei Bedarf Telefon.
- Wählen Sie mindestens eine Rolle, etwa Technik für einen Techniker. Die Rolle Kunde (Portal) steht hier nicht zur Wahl: Zugänge zum Kundenportal richten Sie beim Kunden ein, siehe Zugang zum Kundenportal einrichten.
- Klicken Sie auf Einladung senden.
Der neue Benutzer erscheint mit Status Eingeladen und bekommt eine E-Mail mit einem Link. Der Link ist 7 Tage gültig. Wie die Einladung beim Empfänger aussieht, zeigt Anmelden und Zugang einrichten.
Tipp
Techniker mit der Rolle Technik erscheinen automatisch im Planungskalender und können sich in der Techniker-App anmelden. Schicken Sie ihnen zusammen mit der Einladung die Adresse der App, siehe Ersteinrichtung.
Aktionen je Benutzer#
Das Menü mit den drei Punkten am Ende der Zeile enthält, je nach Status:
| Aktion | Wann | Wirkung |
|---|---|---|
| Bearbeiten | immer | Name, Kürzel, E-Mail-Adresse, Telefon, Status und Rollen ändern |
| Einladung erneut senden | Status Eingeladen | neuer Link, z. B. wenn der alte abgelaufen ist |
| Passwort-Reset-Link senden | Status Aktiv | E-Mail mit Link zum Festlegen eines neuen Passworts |
| Kalender-Abo widerrufen | Abo aktiv | die Abo-Adresse liefert sofort keine Termine mehr |
Benutzer bearbeiten#
- Kürzel: bis zu vier Zeichen, erscheint im Kalender und in Listen.
- E-Mail-Adresse: Nur hier lässt sich die Anmeldeadresse ändern.
- Bundesland für Feiertage: nur für Mitarbeiter, die in einem anderen Bundesland arbeiten als der Betrieb. Für sie gelten dann die Feiertage dieses Landes in Kalender, Kapazität, Tourvorschlag und Techniker-App. Leer heißt „wie der Betrieb“. Der Mitarbeiter kann das Land auch selbst unter Mein Konto einstellen.
- Status: Aktiv oder Deaktiviert.
- Rollen: mehrere Rollen sind möglich; die Rechte addieren sich.
Klicken Sie auf Speichern. Revisio fragt bei folgenreichen Änderungen gegebenenfalls Ihr Passwort ab, siehe Sicherheit.
Schulungen, Sachkunde und andere Nachweise eines Mitarbeiters tragen Sie nicht hier ein, sondern unter Verwaltung › Qualifikationen, siehe Qualifikationen und Zertifikate.
Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet#
- Öffnen Sie Bearbeiten beim Benutzer.
- Setzen Sie den Status auf Deaktiviert und klicken Sie auf Speichern.
- Sperren Sie seine Geräte mit der Techniker-App unter Geräte und Synchronisation.
Benutzer werden nicht gelöscht, damit Aufträge, Protokolle und Berichte zuordenbar bleiben. Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr anmelden; sein Kalender-Abo liefert keine Termine mehr. Seine personenbezogenen Daten lassen sich später anonymisieren, von Hand oder automatisch nach einer Löschfrist, siehe Datenschutz.
Achtung
Es muss immer mindestens ein aktiver Benutzer mit der Rolle Administration bleiben. Revisio verhindert, dass Sie den letzten Administrator deaktivieren oder ihm die Rolle entziehen.
Häufige Fragen#
Die Einladung ist abgelaufen. Wählen Sie im Menü der Zeile Einladung erneut senden.
Ein Benutzer hat sein Passwort vergessen. Er kann Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite nutzen, oder Sie wählen Passwort-Reset-Link senden.
Ein Benutzer hat sein Smartphone mit der Authenticator-App verloren. Bei Mitarbeitern prüfen Sie das Konto und lassen die Zwei-Faktor-Anmeldung nach der Anmeldung unter Mein Konto neu einrichten. Bei Kundenportal-Zugängen gibt es 2FA zurücksetzen beim Kunden, siehe Kundenportal.
Ein Techniker sieht keine Aufträge in der App. Prüfen Sie, ob er die Rolle Technik hat und dem Auftrag zugewiesen ist. Weitere Ursachen: Geräte und Synchronisation.