Annahme erfassen und beauftragen
Annahme oder Ablehnung eines Angebots im Büro erfassen, Annahme durch den Kunden im Kundenportal und Auftrag zur Behebung aus dem Angebot.
Stand:
Ein versendetes Angebot wartet auf die Antwort des Kunden. Der Kunde nimmt es entweder selbst im Kundenportal an oder lehnt es ab – oder er antwortet per E-Mail, Telefon, Brief oder vor Ort, und Sie erfassen die Entscheidung im Büro. Nach der Annahme legen Sie den Auftrag zur Behebung an.
Entscheidung im Büro erfassen#
- Öffnen Sie das versendete Angebot.
- Klicken Sie auf Annahme erfassen oder Ablehnung erfassen.
- Tragen Sie ein, wer beim Kunden entschieden hat (Entschieden von (beim Kunden)).
- Wählen Sie den Übermittlungsweg: E-Mail, Telefon, Schriftlich (Brief, Fax) oder Persönlich vor Ort.
- Ergänzen Sie einen Vermerk. Bei der Ablehnung ist der Grund der Ablehnung Pflicht.
- Klicken Sie auf Annahme speichern bzw. bestätigen Sie die Ablehnung.
Die verknüpften Störungen erhalten einen Eintrag im Verlauf. Nach einer Ablehnung bleiben sie offen.
Annahme im Kundenportal#
Kunden mit Zugang zum Kundenportal sehen versendete Angebote unter Angebote. Der Reiter Zur Entscheidung zeigt die offenen Angebote mit Positionen, Betrag und Gültigkeit.
- Der Kunde tippt auf Angebot annehmen.
- Er gibt seinen Namen ein, optional eine Anmerkung, und bestätigt „Hiermit beauftrage ich die angebotenen Leistungen verbindlich.“
- Mit Verbindlich beauftragen ist das Angebot angenommen.
Beim Ablehnen bittet das Portal um einen kurzen Grund. Die Entscheidung erscheint sofort im Büro beim Angebot.
Hinweis
Im Portal braucht der Kontakt das Recht Angebote im Kundenportal einsehen, annehmen oder ablehnen. Wie Zugänge eingerichtet werden, steht in der Kategorie Kundenportal.
Auftrag zur Behebung aus dem Angebot#
Nach der Annahme steht auf der Angebotsseite Auftrag zur Behebung erstellen (Recht Aufträge planen und zuweisen).
- Klicken Sie auf Auftrag zur Behebung erstellen.
- Wählen Sie Auftragstyp, Geplant am mit Beginn und Dauer (Minuten) (leer = offen ohne Termin), die Techniker und optional einen Hinweis für den Techniker.
- Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
Je Anlage entsteht ein Auftrag mit den Störungen des Angebots, die noch offen und nicht in einem laufenden Auftrag zur Behebung eingeplant sind. Sie gehen auf Eingeplant. Der Hinweis für den Techniker beginnt mit „Beauftragt mit Angebot ANG-…“, und das Angebot listet die Aufträge unter Aufträge zur Behebung.
Tipp
Abgerechnet werden die im Auftrag erfassten Zeiten und das Material, nicht der Angebotsbetrag. Im Abrechnungsexport steht bei diesen Positionen „Angebot ANG-…“ in der Bemerkung.
Häufige Fragen#
Die Schaltfläche „Auftrag zur Behebung erstellen“ fehlt. Das Angebot ist nicht angenommen, alle Störungen sind schon eingeplant oder behoben, das Angebot hat keine Störungen, oder Ihnen fehlt das Recht Aufträge planen und zuweisen. Bei Angeboten ohne Störungen legen Sie den Auftrag wie gewohnt unter Aufträge an.
Der Kunde hat zu spät angenommen. Ab dem Tag nach „Gültig bis“ ist das Angebot abgelaufen. Überarbeiten Sie es, verlängern Sie die Gültigkeit und senden Sie es erneut.