Kunden archivieren, reaktivieren und löschen

Ehemalige Kunden samt Objekten und Anlagen archivieren, später reaktivieren oder Fehleingaben in den Papierkorb legen.

Stand:

Endet die Zusammenarbeit mit einem Kunden, archivieren Sie ihn. Er verschwindet aus Listen und Auswahlfeldern, seine Aufträge, Berichte und die Historie bleiben aber erhalten – als Nachweis für spätere Rückfragen. Löschen ist nur für Fehleingaben und doppelt angelegte Kunden gedacht.

Beides darf, wer das Recht Kunden, Objekte und Kontakte bearbeiten hat.

Aktion Wann Was bleibt
Archivieren Kunde hat gekündigt, Objekt verkauft alles, nur ausgeblendet; jederzeit reaktivierbar
Löschen Fehleingabe, Dublette 30 Tage im Papierkorb, danach endgültig gelöscht

Kunden archivieren#

  1. Öffnen Sie den Kunden.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Mehr › Archivieren (auf dem Smartphone Weitere Aktionen). Der Dialog Kunde archivieren zeigt, was betroffen ist: Aktive Objekte, Anlagen in Betrieb, Offene Aufträge, Laufende Verträge und Portalzugänge.
  3. Lassen Sie Objekte und Anlagen mitarchivieren gesetzt. Objekte werden dann archiviert und Anlagen auf „Stillgelegt“ gesetzt.
  4. Klicken Sie auf Archivieren.
Dialog Kunde archivieren mit den betroffenen Daten und dem Haken Objekte und Anlagen mitarchivieren

Danach trägt der Kunde den Hinweis Archiviert. Statt Archivieren steht Reaktivieren im Menü Mehr.

Archivierter Kunde mit dem Hinweis Archiviert und der Schaltfläche Reaktivieren

Was beim Archivieren passiert:

  • Offene Fälligkeiten der mitarchivierten Anlagen entfallen. Sie erscheinen nicht mehr in der Fälligkeitsliste, und es entstehen keine Auftragsentwürfe mehr.
  • Portalzugänge des Kunden werden immer gesperrt. Laufende Sitzungen enden sofort.
  • Laufende Verträge bleiben unverändert. Der Dialog listet sie mit Link. Kündigung oder Vertragsende erfassen Sie im Vertrag selbst.
  • Ohne den Haken Objekte und Anlagen mitarchivieren bleiben die Anlagen in Betrieb und weiter in Fälligkeiten und Planung.

Offene Aufträge verhindern das Archivieren#

Hat der Kunde offene Aufträge – auch Entwürfe –, lässt er sich nicht archivieren. Der Dialog nennt die Aufträge.

Dialog Kunde archivieren mit dem Hinweis Archivieren erst ohne offene Aufträge möglich
  1. Klicken Sie auf Alle offenen Aufträge des Kunden anzeigen.
  2. Schließen Sie die Aufträge ab oder stornieren Sie sie mit Grund.
  3. Archivieren Sie den Kunden erneut.

Hinweis

Offene Aufträge werden bewusst nicht automatisch storniert. So entfällt kein geplanter Einsatz unbemerkt.

Archivierte Kunden finden#

Stellen Sie in der Kundenliste den Filter auf Archivierte Kunden oder Alle Kunden.

Kundenliste mit dem Filter Archivierte Kunden und einem archivierten Kunden

Kunden reaktivieren#

  1. Öffnen Sie den archivierten Kunden.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Mehr › Reaktivieren.
  3. Lassen Sie Mitarchivierte Daten wiederherstellen gesetzt.
  4. Klicken Sie auf Reaktivieren.
Dialog Kunde reaktivieren mit dem Haken Mitarchivierte Daten wiederherstellen

Mit dem Haken kommen genau die Objekte, Anlagen (mit ihrem vorherigen Status) und Portalzugänge zurück, die beim Archivieren mitarchiviert wurden. Was seitdem einzeln geändert wurde, bleibt unverändert. Fälligkeiten werden neu berechnet. Portalzugänge, deren Passwort noch nicht festgelegt war, erhalten eine neue Einladung.

Ohne den Haken bleiben Objekte, Anlagen und Zugänge in ihrem aktuellen Zustand.

Kunden löschen#

  1. Öffnen Sie den Kunden.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Mehr › Löschen. Der Dialog Kunde löschen zeigt unter Wird mitgelöscht, was mit in den Papierkorb geht.
  3. Klicken Sie auf In den Papierkorb.
Dialog Kunde löschen mit dem Abschnitt Wird mitgelöscht

Mit dem Kunden gehen seine Objekte, Anlagen mit Komponenten, Kontakte, Aufträge, Kontaktzuordnungen und Notizen in den Papierkorb. Unter Verwaltung → Papierkorb lässt sich alles 30 Tage lang wiederherstellen. Danach wird es endgültig gelöscht.

Achtung

Was als Nachweis dient, verhindert das Löschen: Kunden mit Verträgen, Angeboten oder Portalzugängen sowie Aufträge ab „In Arbeit“ oder mit Prüfdaten und Berichten. Der Dialog nennt diese Datensätze. Archivieren Sie den Kunden in diesem Fall.

Objekte, Anlagen und Kontakte haben auf ihrer Seite ebenfalls Löschen mit demselben Ablauf (bei Objekten und Kontakten unter Mehr, bei Anlagen unter Weitere Einstellungen).

Probleme lösen#

Problem Ursache Lösung
Archivieren im Dialog ist ausgegraut offene Aufträge oder Entwürfe Alle offenen Aufträge des Kunden anzeigen, abschließen oder stornieren
Kunde fehlt in Auswahlfeldern Kunde ist archiviert Kunde reaktivieren
Folgeauftrag oder Kopieren nicht möglich Kunde archiviert Kunde reaktivieren
Löschen wird verweigert Verträge, Angebote, Portalzugänge oder durchgeführte Aufträge vorhanden archivieren statt löschen
Anlagennummer „bereits vergeben (gelöschte Anlage)“ die Anlage liegt noch im Papierkorb Anlage unter Verwaltung → Papierkorb wiederherstellen

Weiterlesen#

Kunden, Objekte und Anlagen

  • Anlagen, Kunden und Objekte finden

    Mit der Suche in der Kopfleiste (Strg + K) Anlagen über die SW-Nummer, Kunden, Objekte, Kontakte, Aufträge und Berichte finden.

  • Kunden anlegen und bearbeiten

    Kunden mit Anschrift, Altnummer, Rechnungsdaten und erstem Objekt anlegen, die Kundenseite lesen und die Kundenliste filtern.

  • Kunden archivieren, reaktivieren und löschen

    Ehemalige Kunden samt Objekten und Anlagen archivieren, später reaktivieren oder Fehleingaben in den Papierkorb legen.

  • Objekte und Zugangsinformationen

    Gebäude und Standorte eines Kunden anlegen, Koordinaten für die Karte erfassen und Zugangsinfos für die Technik hinterlegen.

  • Kontakte und Berichtsempfänger

    Ansprechpartner einmal anlegen, Kunden, Objekten oder Anlagen zuordnen und festlegen, wer Berichte und Terminankündigungen erhält.

  • Anlage anlegen

    Neue Anlage mit SW-Nummer, Anlagentyp (Gewerk), Hersteller und Betriebsstatus erfassen und den Status später ändern.

  • Die Anlagenseite und ihre Reiter

    Was auf der Seite einer Anlage steht – Fälligkeit, nächster Auftrag, Zustand, Reiter von Komponenten bis Verlauf.

  • Dokumente und Fotos an der Anlage

    Laufkarten, Revisionspläne und Fotos an der Anlage ablegen, für die Techniker-App offline bereitstellen und passende Handbücher finden.

  • Komponentenbaum

    Zentralen, Netzteile, Akkus, Meldergruppen und Melder einer Anlage anlegen, ordnen, austauschen und ihren Verlauf ansehen.

  • Lichtrufanlage erfassen

    Licht- und Rufanlagen nach DIN VDE 0834 mit Zentrale, Stationszentralen, Terminals, Rufauslösestellen und Netzteilen anlegen, warten und in Betrieb nehmen.

  • Zusatzfelder für Komponenten

    Eigene Angaben wie Inventarnummer, Füllmenge oder Steuergruppe je Komponententyp festlegen und an Komponenten erfassen.

  • Gerätekatalog: Zentralen, Netzteile und Akkus

    Im Gerätekatalog festlegen, mit welchen Akkus eine Zentrale oder ein Netzteil angelegt wird, und die Akkus automatisch vorschlagen lassen.

  • Komponentenliste und Verzeichnisse exportieren

    Komponentenliste als Excel oder CSV sowie Melder- und Steuergruppenverzeichnis nach DIN 14675 erzeugen.

  • Kunden, Objekte und Anlagen importieren

    Bestand aus Excel oder CSV übernehmen – Datei hochladen, Spalten zuordnen, Vorschau prüfen und übernehmen.

  • Melderliste importieren

    Melder- und Komponentenlisten aus ESSER tools 8000, Hekatron Integral, Notifier oder einer eigenen Tabelle in eine Anlage übernehmen – auch erneut nach einem Umbau.

  • Umzug aus Foxtag

    Beim Umzug aus Foxtag Spalten und Werte zuordnen, Komponentenlisten für viele Anlagen auf einmal übernehmen und Änderungen bei erneuten Importen abgleichen.

  • Importregeln

    Festlegen, wie Typen aus den Exporten von ESSER, Hekatron, Notifier und Foxtag den Komponententypen zugeordnet werden, und unbekannte Typen freigeben.

  • Karte der Objekte und Anlagen

    Alle Objekte mit ihren Anlagen auf der Karte sehen, nach Zustand und Kunde filtern und fehlende Koordinaten ergänzen.

  • QR-Etiketten drucken

    QR-Etiketten für einzelne oder viele Anlagen drucken, Etikettenformat und Startposition wählen und ungültige Etiketten ersetzen.

  • Prüfmittel und Kalibrierung

    Mess- und Prüfgeräte, Melderprüfgeräte und Prüfgas mit Kalibrierung oder Ablaufdatum führen, am Auftrag auswählen und im Prüfbericht nennen.

  • Downloadbereich: Handbücher und Datenblätter

    Handbücher, Datenblätter, Formulare und Arbeitsanweisungen zentral ablegen, für die Techniker-App offline bereitstellen und automatisch den passenden Anlagen zuordnen.

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  • Papierkorb

    Gelöschte Kunden, Objekte, Kontakte, Anlagen und Aufträge 30 Tage lang wiederherstellen oder vorzeitig endgültig löschen.